撰寫SOP時，為何找到「合適的人」來寫很重要？

為何撰寫 SOP 需要「合適的人」？

撰寫標準作業程序（SOP）時，找到「合適的人」至關重要，因為他們能確保 SOP 符合實際需求且易於執行。興業家企管顧問公司總經理蔡篤村強調，關鍵在於撰寫前的組織規劃和情境設計。許多公司直接從撰寫步驟開始，結果發現 SOP 不符合現場需求，導致無法執行。問題往往不在於撰寫者能力不足，而是缺乏充分的事前準備。

SOP 編寫與實施的八個步驟

蔡篤村提出了 SOP 製作的「天龍八部」，將 SOP 的編寫與實施分為八個步驟：

1. 撰寫前準備 (Initiating)： 釐清「誰該負責什麼工作」以及「工作該如何進行」，包括決定文件格式、撰寫者與撰寫方式、審閱者、核定者，以及要分發給哪些人等事項。
2. 起草 (Drafting)： 先試做草稿以為練習，因為編寫時幾乎不可能一次到位。
3. 核對驗證 (Verifying)： 編纂者務必反覆核對與驗證各式文獻與書面資料，確保寫出來的內容和公司原本的作業規範相符；必要時，甚至得親自到現場觀察，或與相關人員進行訪談，才能實地了解一些關鍵的小細節。
4. 核准審批 (Authorizing)： SOP 完成後，需要得到高層的簽核批准，才能發揮強制執行的效力。例如經由董事會的審批與頒布，讓大家感受到 SOP 的約束效力。

這些步驟涵蓋了從準備到落實的各個環節，確保 SOP 的有效性和可行性。