IT 部門在 AI 工具的導入過程中，應扮演哪些關鍵的把關與決策角色？

IT 部門在 AI 工具導入過程中的關鍵角色

隨著各部門紛紛導入 AI 工具，企業面臨的管理課題也從「怎麼用 AI」轉變為「怎麼管理 AI」。在 AI 工具導入過程中，IT 部門扮演著多重關鍵角色，以確保 AI 應用既符合效益又降低風險。

訂定採購與使用規範，降低風險

IT 部門需在 AI 工具採購階段介入，評估各部門提出的 AI 工具需求，檢視工具是否符合公司的安全規範。例如，當法務或人資部門提出採購需求時，IT 部門需審查工具是否會要求上傳過多敏感資料，以避免公司機密外洩。此外，IT 部門也應主導訂定 AI 工具的使用規範，明確哪些工具可以在公司內部使用，以及員工使用 AI 的原則，如哪些資料可以上傳、哪些資料不能上傳。對於涉及公司核心技術的部門，規範應更嚴謹。由於 AI 技術更新快速，IT 部門還需同步調整規範，以應對新的風險，如 AI 代理人可能將敏感資料傳送到外部網路的風險。

檢驗使用率與成效，避免 AI 支出浮濫

IT 部門需定期檢視各 AI 工具的使用率，評估其是否產生價值。若發現某些工具使用率偏低，應考慮不再續約，避免資源浪費。然而，掌握 AI 的使用成效，還需其他部門共同參與。例如，行銷部門導入的文案生成 AI 工具，或供應鏈部門採購的需求預測 AI，其效果評估需仰賴相關業務部門的回報。因此，每個 AI 工具應安排負責人管理，通用型 AI 可由 IT 部門負責，特定工具則由實際使用部門指派成員負責。透過定期檢查使用率、滿意度等 KPI，可避免 AI 支出成為無底洞。

其他重要考量

除了風險管控和成效評估，企業還需培養員工對 AI 的基本認識，例如了解 AI 工具的計費方式，避免因不當使用而增加成本。總之，IT 部門在 AI 工具導入過程中扮演著把關者、管理者和規範者的角色，透過建立規範、判斷成效與掌控成本，AI 才有機會真正轉化為競爭力，而非成為企業的負擔。