主管在交辦專業工作時，如何避免溝通上的模糊不清？ | 經理人

明確化專業工作交辦，避免溝通落差

在工作上，主管與部屬都希望能將工作做好，然而，主管在交辦專業工作時，常因用詞模糊不清而導致溝通產生落差。如同行為科學管理所強調，若用詞無法使所有人產生相同理解，則難以達成有效溝通。

常見模糊指令及其缺失

「盡快做好」或「好好確認」等指令，在職場中相當常見，但實際上卻極為模糊。每個人對於「盡快」或「好好」的理解各有不同，若主管僅憑藉這些指示，就期望部屬能做出正確行為，可能並不切實際。

如何達到有效的共通語言

為了確保部屬能正確理解指令，主管應使用具體的共通語言。例如，將「盡快做好」具體化為「明天下午三點前整理成文件交上來」，或將「好好確認」具體化為「現在馬上打電話，直接向負責人山田先生確認」。若未做到如此具體，卻因部屬未及時完成而感到不滿，則毫無意義。

案例：公司如何具體化「精神飽滿的聲音」

一家企業為了教育新進員工，要求他們「早上一定要以精神飽滿的聲音打招呼」，但對新進員工而言，「精神飽滿的聲音」是非常抽象的指示。為了解決這個問題，該企業使用機器測量員工的音量，讓每個人都能明確掌握自己應該發出多大的音量，進而調整至最適切的音量。

主管應避免以自身標準判斷

主管常以自身標準判斷，認為某種表達方式即可有效傳達，但聽者卻以自身標準解讀，導致理解產生落差。因此，主管應力求指令明確具體，才能有效避免溝通上的模糊不清。

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