NotebookLM 本身不具備傳統使用者帳號管理功能，而是透過分享筆記本的方式，授與他人存取與協作權限。換言之，要管理 NotebookLM 的使用者權限，核心在於控制筆記本的分享對象，以及分享時授予的權限類型。透過這個分享機制，可以邀請他人共同編輯或僅檢視筆記內容。
在 NotebookLM 中，分享筆記本是賦予他人存取權限的主要方式。點擊筆記本介面右上角的「分享」按鈕，即可設定分享對象與權限。分享時，可以選擇允許對方編輯或僅檢視。
分享筆記本時，NotebookLM 允許設定兩種權限：編輯權限與檢視權限。若授予編輯權限，被分享者可以修改筆記內容、新增資料來源，甚至邀請其他人加入協作。若僅授予檢視權限，則被分享者只能瀏覽筆記內容，無法進行任何修改。
NotebookLM 沒有直接移除特定使用者的功能。若要取消某人的存取權限，必須取消與該使用者的分享。具體操作為，進入筆記本的分享設定介面，找到該使用者，並移除其存取權。取消分享後，該使用者將無法再存取該筆記本。
NotebookLM 的分享設定具有彈性，可以隨時新增或移除分享對象。這意味著，可以根據專案進度或團隊成員異動，即時調整筆記本的存取權限。例如，專案結束後，可以取消與專案成員的分享，確保資料安全。
NotebookLM 的分享與權限管理機制，特別適用於需要多人協作的知識管理專案。透過共同編輯筆記本，團隊成員可以共同整理資料、分析資訊，並激發創意。此協作模式有助於提升團隊效率，並確保資訊同步。一般而言，協作工具的權限管理目標在於確保資訊安全與協作效率間的平衡。
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