為了提升企業的工作效能，許多公司開始重視會議的效率。一個常見的問題是，許多會議浪費時間且無助於生產力。解決此問題的關鍵在於重新設計工作流程，確保每次會議都能產生實質效益。
首先，企業應重新安排每日時程，擠出不受打擾的連續時段，讓員工能專注於重要項目。攤開時程表，會議通常是首先需要檢視的項目，因為它們佔用大量時間，卻往往未能提升生產力。《1 小時做完 1 天工作》指出，許多會議其實毫無意義，例如各部門輪流報告，直到最後才討論行動方案，導致時間浪費且沒有結論。
為了讓每場會議產生實質效益，主管需要了解開會目的並做出取捨。如果只是公布資訊，可以考慮使用其他方式替代，將會議保留給討論和決策。《怦然心動的工作整理魔法》建議，開會前提供議程，讓受邀者決定是否需要參加，並確保有權力採取行動或做決策的人出席。此外，減少會議人數也有助於加快討論速度，讓未出席者能將時間用於其他工作上。
開會時，主持者應在開場時說明會議目標，並告知時間分配以及得出結論的方法。《1 小時做完 1 天工作》建議，主持者應在會議接近尾聲時，確認會後的任務和行動，確保會議的成果能夠實際應用。
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