作者建議在職場溝通中多使用Email而非即時通訊軟體，主要是因為即時通訊軟體每打一句話就傳送的特性，容易讓人難以深思內容，導致缺乏邏輯性。此外，即時通訊會對接收訊息者造成立即回覆的壓力。除非是緊急事件，否則使用Email更為合適，以便讓雙方有更充裕的時間思考和組織訊息。
儘管Email在職場溝通上有其優勢，但有時寄出的郵件可能得不到回覆。其中一個原因是郵件內容過於罐頭化，讓收件者覺得不受尊重。這類郵件的特徵包括：沒有收件人姓名、使用錯誤的稱謂（如Dears），或複製貼上相同的內容但日期錯誤，以及冗長的公司或產品介紹。
為了避免郵件被視為罐頭郵件，提升回覆率，作者建議從收件者的近況或上次會面的談話內容切入。客製化的內容能讓收件者感受到尊重和重視，進而提高回覆意願。
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