管理者可依據優先順序管理的概念，區分為「L字型模式」和「Z字型模式」兩種行動類型。L字型管理者專注於「緊急度」，而Z字型管理者則著眼於「重要度」。
L字型管理者往往「總是很忙」，他們優先處理緊急且重要的事務（第一象限），例如處理客訴、簽核文件、參與臨時會議、應付突發狀況等。接著，他們會處理緊急但不重要的事務（第三象限），如應對電話、郵件、訪客，以及參加例行會議。最後，才處理不緊急也不重要的事務（第四象限），像是瀏覽社群媒體。L字型管理者著重「事後應對」，容易產生「覺得自己做了很多事」的錯覺，但卻忽略了組織的長遠發展。過度關注緊急事務，導致管理者犧牲或忽略了本應優先處理的、關乎組織未來發展的重要事項（第二象限）。
優秀的管理者採取Z字型模式，在處理完緊急且重要的工作後，會優先處理第二象限的工作，例如招募人才、研究新產品、編寫工作指南、改善辦公室環境、擬定業務策略、培訓團隊成員等。Z字型管理者著重「事前預防」，思考如何透過當前的行動來促進未來的發展，並理解各象限工作的處理原則：第一象限「委任」、第二象限「擴張」、第三象限「減少」、第四象限「捨棄」。他們深知加強事前預防能減少事後補救，如同定期牙齒保健能減少突發牙痛的狀況。
L字型管理者難以轉變為Z字型，原因之一是不懂時間管理原則。另一個原因是第一象限工作堆積如山，遠超過第二象限。解決方法是將第一象限的工作委任出去，但委任的目的並非將團隊成員當成棋子，而是提供他們成長的機會。
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